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O que são CMSs?

Sistemas de Gerenciamento de Conteúdo, ou CMS (Content Management System – termo em inglês) , são sistemas de informação que facilitam e auxiliam a construção e manutenção de sites de forma rápida e prática. Assim como cada site possui suas peculiaridades e seus objetivos - variando suas dimensões e necessidades, de simples blogs, sites promocionais a complexos portais – esses sistemas variam em porte e funcionalidades.

Um CMS é um sistema que integra uma série de soluções para a administração, manutenção e evolução de sites. Por automatizarem o processo de gestão e publicação, permitem que usuários não-técnicos possam criar conteúdos com maior facilidade.

Um CMS possui uma série de funcionalidades nativas, sendo que boa parte dos sistemas existentes possui as seguintes funções presentes:

  • Administração de permissões de usuários e de seus direitos (cadastro, autenticação, autorização e auditoria);
  • Editores de conteúdo WYSIWYG e HTML;
  • Biblioteca para armazenamento de conteúdos em diversos formatos (odt, doc, html, pdf, png, etc);
  • Uso de metadados e microformatos incorporados;
  • Geração automática de RSS e outras formas de publicação;
  • Administração e indexação do conteúdo;
  • Controle de versões;
  • Mecanismo de busca.

O uso de CMS oferece muitas vantagens no desenvolvimento, gerenciamento e manutenção de um site em comparação com a criação manual de páginas. Além disso está em alinhamento com as diretrizes de governo eletrônico , alguns dos considerados melhores sistemas de CMS são de código aberto e tem comunidades atuantes, estando alinhado com a opção do governo federal pelo Software livre.

  • Facilidade no gerenciamento de permissões: Um bom gerenciador de conteúdo permite a criação de perfis diferenciados de usuários de acordo com suas necessidades e responsabilidades. Alguns usuários podem ser responsáveis apenas pela publicação de notícias, outros podem administrar seções completas de um site, etc;
  • Publicação descentralizada: A interface de administração de um CMS pode ser acessada em qualquer navegador ou computador, o que permite que a alimentação do conteúdo seja realizada em qualquer lugar, por qualquer pessoa (desde que autorizada);
  • Facilidade e confiabilidade na inserção de conteúdo: Toda informação incluída e criada pelo CMS possui datas de publicação e modificação, assim como o autor. O conteúdo, assim que aprovado, pode ser publicado na mesma hora. Conteúdos também podem ter data e hora de início e fim de publicação;
  • Manutenção da árvore de navegação: A maior parte dos gerenciadores de conteúdo é capaz de criar estruturas lógicas que podem ser utilizadas como menus e são atualizadas automaticamente pelo gerenciador. Esse mesmo sistema permite que se mantenha a coerência com projeto inicial de arquitetura da informação;
  • Ferramentas e extensões: Muitos gerenciadores de conteúdo já vêm com ferramentas como sistemas de busca e de criação de URLs amigáveis. Também é comum existirem extensões que podem ser adicionadas para atender necessidades específicas como a criação de fóruns;
  • Consistência visual: A aparência de um site criado com um CMS é customizável, por meio da utilização de modelos. A manutenção da consistência visual é facilitada e redesenhos podem ser realizados em menos tempo, com menor custo e sem perdas da informação já existente;
  • Conformidade com os padrões web de acessibilidade: Os gerenciadores costumam vir com ‘modelos de fábrica’ de acordo com os padrões da W3C e, em alguns casos, de acordo com as regras de acessibilidade internacionais (WAI);
  • Diminuição dos custos de manutenção: A soma dos fatores acima incorre em diminuição dos custos de manutenção. Outro ponto é que boa parte das funções, antes manuais, é feita por um sistema de forma automatizada.

Um CMS permite que o órgão tenha autonomia sobre a administração do site, diminui a quantidade de pessoal para a manutenção de rotina e permite que a equipe de gestão se foque na melhoria das informações e serviços prestados ao cidadão.
É importante ressaltar que um CMS faz grande parte das funções de um site de forma automatizada (publicação de conteúdo, manutenção de usuários, fomulários, busca, RSS, etc), mas muitos serviços eletrônicos a serem prestados para sociedade podem ter que ser desenvolvidos de forma independente para serem atrelados ao site mantido pelo CMS, nesse caso, a ligação desses sistemas deve ocorrer de forma transparente ao cidadão. Na hora da escolha do CMS é importante verificar quantas necessidades podem ser atendidas por este e quantas deverão ser desenvolvidas à parte.

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